La gestión de documental, puede parecer para algunos, la
simple acción de guardar los documentos en alguna carpeta, en un principio,
creada para contener los documentos relacionados con un asunto concreto. Vale,
para ser un primer paso, no esta mal.
Que ocurre cuando, por ejemplo, empezamos a introducir en la
carpeta de pedidos, presupuestos de proveedores, o facturas de dichos pedidos,
o puestos a complicarlo, la ultimas fotos de la cena de empresa, que si que podréis
ser cuatro, pero vaya como ibais.
También puede ocurrir, que una carpeta la cual debería ser
compartida, pues es parten de dos procesos distintos, sorpresa, no están
accesibles para dos usuarios, pongamos un ejemplo:
En un lado, tenemos al administrativo, encargado de
administrar la documentación, gestionar las llamadas, redacción de documentos y
algún que petición de café. En otro lado tenemos al jefe, realizando los
trámites para la mejora de un presupuesto a proveedor, vamos que quiere buscar
el presupuesto de otra empresa, para remachárselo por la cara, pero sin ningún
afán de literalidad. Llama a administrativo, pero esta a por café, intenta
buscarlo en el ordenador, accede y
STOP
Ha perdido la oportunidad de mejorar el presupuesto y el
beneficio
Este diseño de procesos y plasmarlo en una jerarquía de
archivos, es el papel de un documentalista, y así sacar los beneficios de una
gestión documental correcta.
Observa los gestores documentales que ya utilizan las
grandes empresas y que una microempresa podrá acceder a sus BENEFICIOS, sin grandes gastos en software de gestión.
